Déclarer son chiffre d'affaires à l'Urssaf : le guide pratique

Ce que vous déclarez : les encaissements, pas les factures

La déclaration de CA porte sur les sommes que vous avez réellement encaissées pendant la période, pas sur les factures que vous avez émises. C'est la règle des débits-crédits en comptabilité de caisse, qui est celle des micro-entrepreneurs. À ne pas confondre avec l'e-reporting, la transmission de vos données de vente à l'administration fiscale : il démarre en septembre 2027 et ne remplace pas votre déclaration Urssaf.

Exemple : vous émettez une facture de 2 000 € le 28 mars. Votre client la paie le 5 avril. Vous déclarez ces 2 000 € en avril, pas en mars. Peu importe la date de la facture — c'est la date d'encaissement qui compte.

Cette règle s'applique aussi aux paiements partiels. Si un client vous règle 1 000 € en mars et 1 000 € en mai, vous déclarez 1 000 € en mars et 1 000 € en mai.

Pour les activités avec des abonnements ou prélèvements automatiques, la date de règlement effectif fait foi. Vérifiez la date de valeur bancaire, pas la date d'émission de la facture récurrente.

Les dates limites à respecter

Les dates limites varient selon votre rythme de déclaration :

En mensuel :

• CA de janvier → à déclarer avant le 28 février (le 29 en année bissextile)
• CA de février → avant le 31 mars
• Et ainsi de suite — la date limite est le dernier jour du mois suivant

En trimestriel :

• T1 (janvier-février-mars) → à déclarer avant le 30 avril
• T2 (avril-mai-juin) → avant le 31 juillet
• T3 (juillet-août-septembre) → avant le 31 octobre
• T4 (octobre-novembre-décembre) → avant le 31 janvier de l'année suivante

Ces dates sont affichées dans votre espace Urssaf, rubrique Mes échéances. Activez les rappels par email — ils arrivent quelques jours avant chaque échéance.

Si le dernier jour du mois tombe un week-end ou un jour férié, la date limite est reportée au premier jour ouvré suivant. L'Urssaf le précise dans les rappels qu'elle envoie.

Faire sa déclaration pas à pas

Voici la procédure complète :

1. Connectez-vous sur autoentrepreneur.urssaf.fr avec vos identifiants
2. Cliquez sur Déclarer mon chiffre d'affaires
3. Sélectionnez la période concernée (le mois ou le trimestre)
4. Saisissez le montant encaissé sur la période. Si vous avez plusieurs types d'activité (BIC et BNC), saisissez les montants séparément dans les cases correspondantes
5. Vérifiez le récapitulatif : l'Urssaf calcule automatiquement les cotisations dues
6. Validez la déclaration
7. Le prélèvement s'effectue automatiquement sur votre compte bancaire dans les jours suivants

La déclaration elle-même prend moins d'une minute quand vous avez votre chiffre sous la main. L'essentiel est de tenir votre livre des recettes à jour pour connaître exactement ce que vous avez encaissé.

Déclarer depuis un logiciel mandaté : la télédéclaration

Vous n'êtes pas obligé de passer par le formulaire du site Urssaf. L'Urssaf met à disposition des éditeurs une intégration officielle (« Auto-entrepreneur Connect ») qui permet à un logiciel de gestion de transmettre votre déclaration de chiffre d'affaires à votre place, sur la base d'un mandat que vous lui accordez depuis votre compte Urssaf. Le principe est le même que pour un expert-comptable tiers déclarant : vous restez responsable de ce qui est déclaré, mais la saisie et la transmission sont déléguées.

Avec Eikio, le parcours se résume à quatre étapes :

1. Vous activez la télédéclaration depuis l'espace Cotisations Urssaf d'Eikio : la connexion se fait avec vos identifiants Urssaf et donne à Eikio l'autorisation de transmettre votre chiffre d'affaires. Le mandat est révocable à tout moment, en un clic.
2. À chaque échéance, Eikio affiche le CA encaissé sur la période (mois ou trimestre selon votre option), ventilé par catégorie d'activité, ainsi que les cotisations estimées avec le taux appliqué et le détail du calcul.
3. Vous vérifiez le montant et cliquez sur Déclarer maintenant. La déclaration est transmise à l'Urssaf, qui procède ensuite au prélèvement comme pour une déclaration saisie sur son site.
4. La déclaration est archivée dans votre historique, avec celles que vous avez éventuellement ajoutées manuellement pour les périodes déclarées avant l'activation.

Si aucune facture n'est encaissée sur la période, l'option déclaration automatique à 0 € transmet la déclaration nulle avant l'échéance et vous en informe par email : c'est la parade la plus simple contre la pénalité et la taxation d'office décrites plus bas. La télédéclaration est incluse dans le plan Premium ; l'affichage du CA à déclarer et des cotisations estimées est disponible dès l'offre gratuite.

Que déclarer en cas d'activité mixte

Si votre micro-entreprise couvre plusieurs types d'activité (par exemple, vente de produits ET prestations de services), vous déclarez les montants séparément dans les cases correspondantes. Les taux de cotisations s'appliquent à chaque type de CA de façon indépendante.

L'Urssaf prévoit plusieurs lignes dans le formulaire pour cette situation. Ne mélangez pas les montants sous peine d'appliquer le mauvais taux à l'ensemble de votre CA.

Exemple : vous vendez des produits (12,3 %) pour 2 000 € et vous réalisez des prestations de services commerciales ou artisanales BIC (21,2 %) pour 3 000 €. Vous déclarez 2 000 € en case vente et 3 000 € en case services. Les cotisations sont calculées séparément puis additionnées : 246 € + 636 € = 882 €.

Attention : il n'existe pas un seul taux « prestations de services ». Le 21,2 % ne vise que les prestations de services commerciales et artisanales (BIC). Une activité libérale relève des BNC : 25,6 % au régime général (développeur, rédacteur, graphiste, consultant, coach, formateur…) ou 23,2 % pour les professions libérales réglementées affiliées à la Cipav. C'est la case du formulaire correspondant à la nature de votre CA, et non le mot « services », qui détermine votre taux.

Début d'activité : la première déclaration est décalée d'au moins 90 jours

C'est le point qui surprend le plus les nouveaux inscrits. Votre première déclaration n'intervient pas à la fin de votre premier mois ou de votre premier trimestre d'activité : l'Urssaf impose un délai minimum de 90 jours entre la date de début d'activité et la première échéance. Cette première déclaration porte donc sur plusieurs périodes cumulées.

En mensuel : si vous démarrez en mars, votre première déclaration est exigible le 31 juillet et porte sur tout le CA encaissé entre votre date de début d'activité et le 30 juin. Le rythme normal ne reprend qu'ensuite : CA de juillet à déclarer avant le 31 août, et ainsi de suite.

En trimestriel : si vous démarrez entre le 1^er janvier et le 31 mars, votre première déclaration est également exigible le 31 juillet et couvre la période allant du début d'activité au 30 juin. Un démarrage entre le 1^er avril et le 30 juin donne une première échéance au 31 octobre, un démarrage entre juillet et septembre au 31 janvier suivant.

Si vous n'avez rien encaissé sur cette période, vous déclarez quand même, en indiquant 0 €. Ne sautez pas cette première déclaration même si elle est vide.

Vos déclarations sont accessibles dès réception de votre notification d'affiliation, et celles que vous validez pendant ce délai de 90 jours restent modifiables (sauf en cas de paiement par carte bancaire) : elles ne sont définitivement prises en compte qu'à l'issue du délai. Le calendrier exact est affiché dans la rubrique Mes échéances de votre espace.

Que faire si vous avez oublié une déclaration

Régularisez dès que vous le constatez, sans attendre. Depuis votre espace Urssaf, vous pouvez déclarer les périodes passées dans la rubrique des déclarations. Le formulaire vous permet de sélectionner n'importe quelle période non encore déclarée.

Contrairement à ce qu'on lit souvent, la sanction n'est pas « 5 % des cotisations dues ». Le régime est cumulatif, et nettement plus lourd :

• Une pénalité forfaitaire de 60,10 € par déclaration manquante (1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale). Elle s'applique même si votre CA de la période était nul.
• Une majoration de cotisations : 5 % par déclaration mensuelle manquante de l'année civile, 15 % par déclaration trimestrielle manquante.
• Une taxation d'office : si des déclarations restent manquantes en fin d'année civile, l'Urssaf ne calcule plus vos cotisations sur votre CA réel, mais sur une base forfaitaire.

C'est cette taxation d'office qui coûte cher, parce qu'elle s'applique même à un CA nul. Les bases forfaitaires retenues par déclaration manquante :

• Déclaration mensuelle : 7 791,67 € en vente, 3 125 € en prestations de services
• Déclaration trimestrielle : 23 375 € en vente, 10 313 € en prestations de services

Exemple : deux déclarations mensuelles de services oubliées, avec 0 € encaissé. L'Urssaf taxe sur 2 × 3 125 € = 6 250 €. À 21,2 % (services BIC), cela représente 1 325 € de cotisations Urssaf — et davantage pour une activité libérale BNC à 25,6 %. S'y ajoutent la majoration de 5 % et 2 × 60,10 € de pénalité : plus de 1 500 € réclamés alors que vous n'avez rien gagné. Une déclaration à 0 € prend trente secondes.

La déclaration Urssaf automatique d'Eikio est désormais disponible avec le plan Premium. Après activation du mandat de télédéclaration et de l'option de déclaration automatique à 0 €, Eikio déclare un chiffre d'affaires nul si aucune facture n'est encaissée sur la période avant l'échéance, et vous prévient par email.

Si votre micro-entreprise n'a aucune activité du tout, Eikio Zéro déclare vos 0 € gratuitement, à chaque échéance, sans plan payant.

L'Urssaf vous informe par lettre recommandée avec accusé de réception des cotisations calculées d'office. Vous pouvez encore déclarer votre CA réel et régulariser : dans ce cas les cotisations sont recalculées sur ce CA réel et la pénalité est ramenée à 3 % des cotisations et contributions dues.

Si vous avez plusieurs déclarations en retard, régularisez-les toutes en une seule session. L'Urssaf préférera toujours une régularisation groupée à une situation qui traîne. En cas de doute sur les montants, appelez le numéro d'assistance Urssaf auto-entrepreneur : 3698.

Corriger une déclaration déjà validée

Vous avez déclaré un montant incorrect ? Un oubli, une erreur de saisie, un encaissement que vous pensiez avoir fait en mars mais qui était en avril ? Vous pouvez corriger une déclaration passée.

La correction se fait depuis votre espace Urssaf, rubrique Mes déclarations, en sélectionnant la période concernée et en cliquant sur Modifier. Attention au délai, plus court qu'on ne le croit : une déclaration n'est modifiable en ligne que jusqu'à la date d'exigibilité de son échéance, avant 23h59. Si vous déclarez le CA de juin le 10 juillet, vous avez jusqu'au 31 juillet pour la rectifier vous-même — pas jusqu'à la déclaration suivante.

Si la correction entraîne un surplus de cotisations à payer, un prélèvement complémentaire s'effectue. Si elle entraîne un trop-payé, l'Urssaf vous rembourse ou compense sur la prochaine échéance.

Passé la date d'exigibilité, la déclaration est figée en ligne : la rectification passe par votre Urssaf, via la messagerie de votre espace ou au 3698. Préparez le détail des encaissements concernés, ces cas sont traités manuellement.

Les erreurs qui coûtent cher

Quelques erreurs fréquentes à connaître pour les éviter :

Déclarer ses factures plutôt que ses encaissements. Si vous émettez beaucoup de factures en décembre payées en janvier, vous pourriez sur-déclarer en décembre et sous-déclarer en janvier. Sur le long terme ça se régule, mais ça crée des décalages de trésorerie inutiles.

Oublier un encaissement en liquide. Les paiements en espèces font partie du CA à déclarer au même titre que les virements. Si un client vous règle en liquide, notez-le immédiatement dans votre livre des recettes et incluez-le dans votre prochaine déclaration.

Ne pas déclarer les avances et acomptes. Une avance de 30 % reçue à la commande est un encaissement. Elle doit figurer dans la déclaration de la période où vous l'avez reçue, même si la prestation n'est pas encore terminée.

Confondre CA HT et TTC. En franchise en base de TVA (ce qui est le cas de la plupart des micro-entrepreneurs), vous n'encaissez pas de TVA — votre CA est donc directement HT. Si vous êtes passé sous TVA, vous déclarez votre CA HT à l'Urssaf, pas le montant TTC encaissé.

Tenir son livre des recettes : l'outil de base

Le livre des recettes est le document comptable obligatoire du micro-entrepreneur. Il recense chronologiquement tous vos encaissements. Sans lui, vous ne pouvez pas déclarer avec précision.

Il peut être tenu sur papier, dans un tableur ou avec un logiciel. Pour chaque encaissement, notez :

• La date d'encaissement
• Le nom du client
• Le numéro de facture correspondant
• Le montant encaissé
• Le mode de paiement (virement, chèque, espèces)

Ce document doit être conservé 10 ans. En cas de contrôle Urssaf ou fiscal, il constitue votre première ligne de défense. Un livre des recettes bien tenu et cohérent avec vos relevés bancaires montre une gestion sérieuse et accélère considérablement n'importe quel contrôle.

Eikio génère automatiquement votre livre des recettes à partir de vos factures. Chaque paiement enregistré est tracé avec la date, le client et le montant. Vous pouvez exporter le livre en PDF ou CSV pour votre déclaration ou vos archives.

Ce que la facturation électronique change (et ne change pas)

Depuis le 1^er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques — y compris les micro-entrepreneurs en franchise en base. En pratique, cela suppose d'avoir choisi une plateforme agréée et de l'avoir renseignée dans l'annuaire.

L'obligation d'émettre ses factures au format électronique, elle, ne s'applique aux TPE et aux micro-entreprises qu'à partir du 1^er septembre 2027, en même temps que l'e-reporting.

Ce calendrier ne change rien à votre déclaration Urssaf : vous continuez à déclarer vos encaissements, au même rythme et aux mêmes dates. L'e-reporting transmet des données de vente à l'administration fiscale ; il ne se substitue pas à la déclaration de chiffre d'affaires, et vos cotisations sociales restent calculées sur ce que vous déclarez à l'Urssaf.

Garder une trace de ses déclarations

Après chaque déclaration validée, téléchargez le récapitulatif depuis votre espace Urssaf. Ce document atteste de votre déclaration et des cotisations calculées. Archivez-le chaque mois ou chaque trimestre.

Si vous télédéclarez depuis Eikio, l'historique des déclarations transmises est conservé dans votre espace, avec le montant déclaré et les cotisations correspondantes pour chaque période. Le récapitulatif officiel reste toutefois téléchargeable sur autoentrepreneur.urssaf.fr, qui demeure la source de référence en cas de contrôle.

En fin d'année, l'Urssaf met à disposition un relevé annuel de vos cotisations versées. Ce document est utile pour votre déclaration de revenus, notamment si vous n'avez pas opté pour le versement libératoire et que vous devez déclarer votre bénéfice micro-entrepreneur à la DGFIP.

Sources et mise à jour

Périodicité, dates d'exigibilité, délai de 90 jours de la première déclaration et délai de modification d'une déclaration : autoentrepreneur.urssaf.fr, fiche « Déclarer et payer mes cotisations ». Pénalité forfaitaire de 60,10 €, majorations de 5 % et 15 % et bases forfaitaires de taxation d'office : entreprendre.service-public.gouv.fr, fiche « Micro-entrepreneur : quand déclarer son chiffre d'affaires ? », vérifiée au 1^er janvier 2026. Taux de cotisations 2026 : urssaf.fr. Calendrier de la facturation électronique : impots.gouv.fr. Constantes vérifiées au 3 septembre 2026, fonctionnement de la télédéclaration mis à jour le 18 septembre 2026.

Cet article fournit une information générale à jour à sa date de publication. Il ne constitue pas un conseil individualisé : votre situation peut relever de règles particulières (activité mixte, profession libérale réglementée affiliée à la Cipav, assujettissement à la TVA, exonération Acre). En cas de doute, rapprochez-vous de votre Urssaf ou d'un expert-comptable.