Ce que vous déclarez : les encaissements, pas les factures
La déclaration de CA porte sur les sommes que vous avez réellement encaissées pendant la période, pas sur les factures que vous avez émises. C'est la règle des débits-crédits en comptabilité de caisse, qui est celle des micro-entrepreneurs.
Exemple : vous émettez une facture de 2 000 € le 28 mars. Votre client la paie le 5 avril. Vous déclarez ces 2 000 € en avril, pas en mars. Peu importe la date de la facture — c'est la date d'encaissement qui compte.
Cette règle s'applique aussi aux paiements partiels. Si un client vous règle 1 000 € en mars et 1 000 € en mai, vous déclarez 1 000 € en mars et 1 000 € en mai.
Pour les activités avec des abonnements ou prélèvements automatiques, la date de règlement effectif fait foi. Vérifiez la date de valeur bancaire, pas la date d'émission de la facture récurrente.
Les dates limites à respecter
Les dates limites varient selon votre rythme de déclaration :
En mensuel :
- CA de janvier → à déclarer avant le 28 (ou 31) février
- CA de février → avant le 31 mars
- Et ainsi de suite — la date limite est le dernier jour du mois suivant
En trimestriel :
- T1 (janvier-février-mars) → à déclarer avant le 30 avril
- T2 (avril-mai-juin) → avant le 31 juillet
- T3 (juillet-août-septembre) → avant le 31 octobre
- T4 (octobre-novembre-décembre) → avant le 31 janvier de l'année suivante
Ces dates sont affichées dans votre espace Urssaf, rubrique Mes échéances. Activez les rappels par email — ils arrivent quelques jours avant chaque échéance.
Si le dernier jour du mois tombe un week-end ou un jour férié, la date limite est reportée au premier jour ouvré suivant. L'Urssaf le précise dans les rappels qu'elle envoie.
Faire sa déclaration pas à pas
Voici la procédure complète :
- Connectez-vous sur autoentrepreneur.urssaf.fr avec vos identifiants
- Cliquez sur Déclarer mon chiffre d'affaires
- Sélectionnez la période concernée (le mois ou le trimestre)
- Saisissez le montant encaissé sur la période. Si vous avez plusieurs types d'activité (BIC et BNC), saisissez les montants séparément dans les cases correspondantes
- Vérifiez le récapitulatif : l'Urssaf calcule automatiquement les cotisations dues
- Validez la déclaration
- Le prélèvement s'effectue automatiquement sur votre compte bancaire dans les jours suivants
La déclaration elle-même prend moins d'une minute quand vous avez votre chiffre sous la main. L'essentiel est de tenir votre livre des recettes à jour pour connaître exactement ce que vous avez encaissé.
Que déclarer en cas d'activité mixte
Si votre micro-entreprise couvre plusieurs types d'activité (par exemple, vente de produits ET prestations de services), vous déclarez les montants séparément dans les cases correspondantes. Les taux de cotisations s'appliquent à chaque type de CA de façon indépendante.
L'Urssaf prévoit plusieurs lignes dans le formulaire pour cette situation. Ne mélangez pas les montants sous peine d'appliquer le mauvais taux à l'ensemble de votre CA.
Exemple : vous vendez des produits (12,3 %) pour 2 000 € et vous faites des prestations de service (21,2 %) pour 3 000 €. Vous déclarez 2 000 € en case commerce et 3 000 € en case services. Les cotisations sont calculées séparément et additionnées.
Déclarer en cas de début d'activité en cours d'année
Votre première déclaration couvre la période allant de votre date de début d'activité à la fin de la première période déclarative. Si vous avez démarré le 15 mars et que vous êtes en trimestriel, votre premier T1 couvre du 15 mars au 31 mars.
Si vous n'avez rien encaissé pendant cette période, vous déclarez quand même en indiquant 0 €. Ne sautez pas cette première déclaration même si elle est vide.
L'Urssaf configure votre calendrier déclaratif automatiquement en fonction de votre date d'immatriculation. Consultez la rubrique Mes échéances pour connaître exactement votre première date limite.
Que faire si vous avez oublié une déclaration
Régularisez dès que vous le constatez, sans attendre. Depuis votre espace Urssaf, vous pouvez déclarer les périodes passées dans la rubrique des déclarations. Le formulaire vous permet de sélectionner n'importe quelle période non encore déclarée.
Une pénalité de 5 % des cotisations dues s'applique automatiquement sur les déclarations tardives. Si votre CA était nul sur la période oubliée, la pénalité est calculée sur une base forfaitaire minimale liée au plafond de la Sécurité sociale — généralement quelques dizaines d'euros.
Si vous avez plusieurs déclarations en retard, régularisez-les toutes en une seule session. L'Urssaf préférera toujours une régularisation groupée à une situation qui traîne. En cas de doute sur les montants, appelez le numéro d'assistance Urssaf auto-entrepreneur : 3698.
Corriger une déclaration déjà validée
Vous avez déclaré un montant incorrect ? Un oubli, une erreur de saisie, un encaissement que vous pensiez avoir fait en mars mais qui était en avril ? Vous pouvez corriger une déclaration passée.
La correction se fait depuis votre espace Urssaf, rubrique Mes déclarations, en sélectionnant la période concernée et en cliquant sur Modifier. Cette option est disponible pendant un délai limité (généralement jusqu'à la déclaration suivante).
Si la correction entraîne un surplus de cotisations à payer, un prélèvement complémentaire s'effectue. Si elle entraîne un trop-payé, l'Urssaf vous rembourse ou compense sur la prochaine échéance.
Pour les corrections portant sur des périodes anciennes (plus de deux ans), contactez directement le service de votre Urssaf régionale. Ces cas nécessitent souvent un traitement manuel.
Les erreurs qui coûtent cher
Quelques erreurs fréquentes à connaître pour les éviter :
Déclarer ses factures plutôt que ses encaissements. Si vous émettez beaucoup de factures en décembre payées en janvier, vous pourriez sur-déclarer en décembre et sous-déclarer en janvier. Sur le long terme ça se régule, mais ça crée des décalages de trésorerie inutiles.
Oublier un encaissement en liquide. Les paiements en espèces font partie du CA à déclarer au même titre que les virements. Si un client vous règle en liquide, notez-le immédiatement dans votre livre des recettes et incluez-le dans votre prochaine déclaration.
Ne pas déclarer les avances et acomptes. Une avance de 30 % reçue à la commande est un encaissement. Elle doit figurer dans la déclaration de la période où vous l'avez reçue, même si la prestation n'est pas encore terminée.
Confondre CA HT et TTC. En franchise de TVA (ce qui est le cas de la plupart des micro-entrepreneurs), vous n'encaissez pas de TVA — votre CA est donc directement HT. Si vous êtes passé sous TVA, vous déclarez votre CA HT à l'Urssaf, pas le montant TTC encaissé.
Tenir son livre des recettes : l'outil de base
Le livre des recettes est le document comptable obligatoire du micro-entrepreneur. Il recense chronologiquement tous vos encaissements. Sans lui, vous ne pouvez pas déclarer avec précision.
Il peut être tenu sur papier, dans un tableur ou avec un logiciel. Pour chaque encaissement, notez :
- La date d'encaissement
- Le nom du client
- Le numéro de facture correspondant
- Le montant encaissé
- Le mode de paiement (virement, chèque, espèces)
Ce document doit être conservé 10 ans. En cas de contrôle Urssaf ou fiscal, il constitue votre première ligne de défense. Un livre des recettes bien tenu et cohérent avec vos relevés bancaires montre une gestion sérieuse et accélère considérablement n'importe quel contrôle.
Eikio génère automatiquement votre livre des recettes à partir de vos factures. Chaque paiement enregistré est tracé avec la date, le client et le montant. Vous pouvez exporter le livre en PDF ou CSV pour votre déclaration ou vos archives.
Garder une trace de ses déclarations
Après chaque déclaration validée, téléchargez le récapitulatif depuis votre espace Urssaf. Ce document atteste de votre déclaration et des cotisations calculées. Archivez-le chaque mois ou chaque trimestre.
En fin d'année, l'Urssaf met à disposition un relevé annuel de vos cotisations versées. Ce document est utile pour votre déclaration de revenus, notamment si vous n'avez pas opté pour le versement libératoire et que vous devez déclarer votre bénéfice micro-entrepreneur à la DGFIP.